L’anno 2019 si è aperto con una novità per una percentuale molto ampia di imprenditori e professionisti italiani: stiamo parlando della fattura elettronica, il cui obbligo è scattato a partire dal 01 gennaio 2019.

Si tratta di una vera “rivoluzione”, che ha come scopo l’abolizione del cartaceo e che prevederà parecchi vantaggi in termini di semplificazione e sicurezza, specialmente sul lungo termine. Nell’immediato, tuttavia, la fattura elettronica ha creato confusione e non pochi disagi, per via dei tempi stretti concessi per l’adeguamento.

E, ancora oggi, vi sono parecchi dubbi riguardo all’uso corretto della fatturazione elettronica e dell’eventuale obbligo di abbandonare, una volta per tutte, la vecchia documentazione redatta al PC e poi stampata su carta.

In questo articolo, dunque, cercheremo di fare un po’ di chiarezza riguardo alla fattura elettronica nel 2020.

Vedremo, innanzitutto, cos’è la fattura elettronica, come dev’essere compilata ed inviata. Scopriremo chi è obbligato ad utilizzarla e per quali categorie vige l’esonero, provando a vincere la “diffidenza” per la e-fattura!

Cos’è la fattura elettronica?

La fattura elettronica è un sistema che sostituisce la fattura cartacea con un file digitale in formato XML.

Si tratta, dunque, di una modalità che permette di compilare, emettere, inviare e conservare fatture elettroniche via PEC o mediante il Sistema di Interscambio messo a disposizione dall’Agenzia delle Entrate.

A partire dal 2014, tale sistema è divenuto obbligatorio per tutti coloro che operano con amministrazioni ed enti pubblici mentre, dal 2017, è stato messo facoltativamente a disposizione di imprese e professionisti.

Con la Legge di Bilancio 2018, invece, è stato introdotto l’obbligo di utilizzare la fattura elettronica (a partire dal 01 gennaio 2019) per le transazioni B2B (ovvero business to business) e B2C (o business to customer).

Un cambiamento che incute un certo timore, soprattutto per la scarsa preparazione degli operatori (costretti, in tempi molto stretti, a rivoluzionare l’organizzazione del proprio lavoro). Tuttavia, l’obiettivo della fattura elettronica è piuttosto ambizioso, in quanto la digitalizzazione porterebbe vari vantaggi: dal superamento del cartaceo (e dei conseguenti costi per la stampa e l’archiviazione delle fatture tradizionali) alla maggiore tracciabilità delle transazioni e, non ultima, ad una certa semplificazione, almeno sul lungo termine, della gestione fiscale.

Dunque, cosa è cambiato dal 01 gennaio 2019? Che qualsiasi cessione di beni o prestazione di servizi, effettuata tra soggetti residenti, stabiliti o identificati nel territorio italiano, dev’essere accompagnata da fattura elettronica.

Il formato della fattura elettronica è detto XML. Al suo interno, sono contenute le medesime informazioni di una fattura tradizionale; tuttavia, questi dati dovranno essere inseriti attraverso il linguaggio XML. Per compilare una fattura elettronica, come vedremo, esistono vari programmi o app, anche gratuiti o a basso costo.

Ricordiamo, comunque, che ad oggi vi sono alcune eccezioni all’utilizzo obbligatorio della fatturazione elettronica: ci riferiamo a chi si avvale del regime forfettario o del vecchio regime dei minimi.

Cosa cambia con la fattura elettronica?

Fino al 2019, per compilare una fattura, si potevano utilizzare diversi strumenti: il più comune è, certamente, il computer o, più precisamente, un programma di videoscrittura (come Word, Excel o simili). Altri, più tradizionalisti, preferivano ancora la macchina da scrivere o il vecchio metodo “carta e penna”. Solo in pochi, invece, erano già attrezzati con un software gestionale per la fatturazione, anche per via dei costi per l’acquisto della licenza.

Con l’arrivo della fattura elettronica, l’unico metodo accettabile rimane quello digitale, che prevede vari passaggi:

  1. Compilazione della fattura elettronica con un apposito programma
  2. Apposizione della firma elettronica certificata (consigliato)
  3. Trasmissione della fattura elettronica tramite PEC o Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate
  4. Controllo da parte del Sistema ed invio al destinatario
  5. Ricezione e conservazione

Cos’è il Sistema di Interscambio?

Il Sistema di Interscambio, già adoperato da quattro anni a questa parte per la trasmissione di fatture verso la Pubblica Amministrazione, è un sistema che legge il contenuto della fattura elettronica (che, come abbiamo visto, viene redatta con linguaggio XML). Tale lettura serve a verificare la correttezza dei dati inseriti: una volta superati tutti i controlli, il documento digitale viene poi recapitato al destinatario, che provvederà a conservarlo.

Come compilare una fattura elettronica?

La compilazione della fattura elettronica resta l’aspetto più discusso e, per certi versi, complicato, soprattutto per chi ha scarsa familiarità con i mezzi informatici. Ad ogni modo, scoraggiarsi non serve a nulla!

I dati che andranno inseriti nella e-fattura rimangono, infatti, gli stessi. La fattura elettronica dovrà essere salvata in formato XML ed inviata via PEC o tramite il Sistema di Interscambio. Per facilitare la compilazione, esistono vari software di fatturazione elettronica molto semplici da utilizzare, anche per i meno esperti.

Uno di questi te lo offre Fiscozen, un servizio online che aiuta professionisti, artigiani e commercianti nella gestione della Partita IVA, permettendo loro di risparmiare tempo, denaro e… stress! Tra le novità firmate Fiscozen, c’è anche un servizio dedicato proprio alla fatturazione elettronica, ovvero un’opzione che ti permette di compilare le fatture in formato XML, senza limiti di quantità né costi aggiuntivi rispetto al canone annuo di 299 euro!

Perché utilizzare un software di fatturazione?

La scelta di utilizzare un software apposito per gestire l’attività imprenditoriale o professionale si rivela, sul lungo termine, decisamente vincente. La burocrazia italiana è spesso lenta e complicata e, pertanto, un piccolo e banale errore può richiedere parecchie ore di lavoro per riparare al danno, che finiscono così sottratte al business.

Chi sceglie, invece, un servizio come Fiscozen, ha dinanzi a se due grandi vantaggi:

  1. un software facile ed intuitivo per compilare, inviare e conservare le fatture elettroniche;
  2. l’assistenza costante di un team di esperti in materia fiscale, disponibili per eventuali dubbi.

Insomma, a fronte di una spesa minima, potrai tenere sotto controllo la tua attività, monitorare il fatturato e la previsione delle prossime imposte, richiedere consigli in caso di necessità e tenere d’occhio le scadenze.

Il tutto tramite una piattaforma accessibile 24 ore su 24 tramite PC o smartphone!

Come recapitare una fattura elettronica?

La fattura elettronica, come anticipato, può essere recapitata in vari modi, a seconda che il committente sia:

#1 Uffici, Enti e Pubbliche Amministrazioni

Vengono identificati da un Codice Univoco Ufficio di 6 caratteri da specificare nella fattura, che dovrà essere inviata mediante il Sistema di Interscambio messo a disposizione online dall’Agenzia delle Entrate.

#2 Privati (consumatori finali)

Si adotta un codice convenzionale formato da 7 zeri. Il sistema provvede, poi, al recapito del documento tramite l’area riservata del sito web dell’Agenzia delle Entrate, utilizzando il Codice Fiscale del consumatore finale (da specificare sul file) che può richiedere, al momento della prestazione, anche una copia cartacea della fattura.

#3 Imprese e professionisti

Per recapitare la fattura elettronica ad imprese e professionisti, è possibile utilizzare tre diversi mezzi:

  • tramite PEC → indicando l’indirizzo PEC del destinatario tra i dati della e-fattura;
  • tramite Fiscozen → permette l’invio sia tramite PEC che tramite codice univoco del destinatario;
  • tramite i sistemi messi a disposizione dal sito dell’Agenzia delle Entrate, ovvero:
    • Portale Fatturazione Elettronica → presente nell’area riservata del servizio Fisconline (o Entratel, per i sostituti d’imposta), si basa sul Sistema di Interscambio e sull’uso di codici di identificazione;
    • software per PC (scaricabile dal sito dell’Agenzia delle Entrate);
    • app FatturAE per Android e Apple, che permette di compilare ed inviare fatture elettroniche.

Per accedere alla propria area riservata, è necessario il codice identificativo personale utilizzato per tutti gli altri servizi online offerti dal sito dell’Agenzia delle Entrate. In alternativa, è possibile effettuare una delega ad una delle figure autorizzate ad operare in qualità di intermediari: commercialisti, CAF ed imprese del settore fiscale.

Ricordiamo inoltre che, ad oggi, l’obbligo di apporre la firma elettronica certificata vige soltanto per le fatture destinate ad amministrazioni pubbliche; tuttavia, ciò è altamente consigliato per ragioni legali e di sicurezza.

Fatturazione elettronica: esonero ed eccezioni

Come abbiamo già accennato, l’obbligo di fatturazione elettronica non vige per tutte le Partite IVA.

La nuova legislazione prevede, infatti, l’esonero per le seguenti categorie:

  • coloro che applicano il regime forfettario (commi 54-89, art. 1, legge 190/2014);
  • coloro che applicano il regime dei minimi o regime di vantaggio (commi 1 e 2, art. 27, decreto legge 98/2011);
  • i “piccoli produttori agricoli” (di cui all’art. 34, comma 6, del Dpr n. 633/1972), che erano esonerati dall’emissione di fatture anche precedentemente all’introduzione dell’obbligo di fatturazione elettronica;
  • i medici, i professionisti sanitari e i farmacisti, limitatamente alle prestazioni che rientrano nel Sistema Tessera Sanitaria.

Ricordiamo, inoltre, che i minimi e i forfettari non sono tenuti nemmeno a ricevere le fatture elettroniche ma, nel caso fornissero una PEC o un codice destinatario per riceverle, sarebbero obbligati a conservarle a norma di legge.

Conclusioni

L’imposizione della fattura elettronica ha lasciato perplessi e un po’ confusi tanti lavoratori autonomi.

La presenza di esoneri ed eccezioni, certamente, ha dato maggiore respiro al settore delle Partite IVA, ma ciò non toglie che, negli anni a venire, la digitalizzazione sarà un processo inevitabile.

Adattarsi a nuove forme di lavoro e di organizzazione, dunque, è un passo importante per il futuro dell’azienda o dell’attività professionale. Al tempo stesso, avere al proprio fianco il partner giusto nella gestione della Partita IVA, costituisce, senza dubbio, una marcia in più, anche in caso di cambiamenti a livello normativo.

Scegliendo il servizio online Fiscozen, potrai contare su un team di esperti in materia fiscale, che ti seguiranno nelle fasi più complesse della tua attività, compresa la fatturazione elettronica, Se hai bisogno di delucidazioni a riguardo, se non sai ancora se dovrai o meno sottostare alla nuova legislazione, compila il seguente form di contatto: riceverai subito assistenza qualificata e tutte le informazioni che ti servono per evitare errori o sanzioni!

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