Firma digitale e Partita IVA: scopri cos’è e a cosa serve!

Fatturazione elettronica, firma digitale e Partita IVA. La Legge di Bilancio per il 2019 ha introdotto diverse novità, riguardanti chi svolge attività professionale o di impresa. Dall’ampliamento del regime forfettario fino ad una soglia massima di 65.000 euro, del quale abbiamo già parlato in questo articolo, all’introduzione della cosiddetta e-fattura, obbligatoria per una grande fetta di liberi professionisti ed imprenditori italiani.

Tutto ciò, anche per via dei tempi stretti per adeguarsi alle nuove normative, ha creato una certa confusione tra i titolari di Partita IVA, che hanno dovuto munirsi degli strumenti necessari per poter autenticare i documenti ed inoltrare le proprie fatture per via telematica.

Fatturazione elettronica e firma digitale sono, in tal senso, due elementi che vanno di pari passo. Il Sistema di Interscambio messo a disposizione dall’Agenzia delle Entrate richiede infatti che, sulla e-fattura, venga apposta la propria firma digitale, al fine di verificare l’identità del lavoratore e confermare la validità ed autenticità del documento inoltrato.

La fatturazione elettronica, dal 01 gennaio 2019, è diventata obbligatoria per un’ampia percentuale di lavoratori autonomi (abbiamo già elencato i casi in cui vige l’obbligo e le eccezioni consentite dalla Legge). Ciò significa che la firma digitale diviene, per i professionisti ed imprenditori interessati, del tutto indispensabile per svolgere legalmente l’attività.

Tuttavia, il tema firma digitale e Partita IVA non riguarda soltanto l’emissione della e-fattura, ma anche la vidimazione di documenti di particolare rilevanza. Dunque, per coloro che esercitano libera professione o attività d’impresa, essa costituisce uno strumento di vitale importanza, che permette di firmare atti, bilanci, contratti ed altra documentazione.

In questo articolo, pertanto, vi spiegheremo cos’è la firma digitale, a cosa serve e, soprattutto, in quali casi deve essere utilizzata in via obbligatoria. Se siete titolari di Partita IVA o se siete intenzionati ad aprirla per avviare un’attività di lavoro autonomo, scoprite tutte le novità per l’anno 2019!

Cos’è la firma digitale?

La firma digitale è uno strumento utilizzato per firmare documenti in formato elettronico. Essa assolve principalmente due funzioni: verificare l’identità del soggetto che appone la firma e, di conseguenza, confermare l’autenticità del documento, sia esso un atto societario, una fattura, etc..

La nascita della firma digitale si deve allo scambio, divenuto sempre più frequente nel corso degli ultimi anni, di documenti per via telematica.

Quando si ha a che fare con documenti di particolare importanza, come nel caso dei contratti, dei bilanci di impresa o delle comunicazioni tra aziende e Pubbliche Amministrazioni, è fondamentale che essi risultino integri e veritieri, ovvero privi di qualsiasi forma di contraffazione.

La firma digitale permette, dunque di garantire che, dal momento della vidimazione a quello della ricezione, il documento in questione non abbia subito modifiche e che il firmatario sia a conoscenza del suo contenuto.

Ne consegue che, al pari di una firma autografa (e cioè apposta “a mano” sulla copia cartacea), la firma digitale ha valore legale a tutti gli effetti.

Come funziona la firma digitale?

A coloro che effettuano di frequente operazioni bancarie online sarà, certamente, capitato di utilizzare una chiavetta USB per accedere all’area riservata del sito della Banca, digitando il numero che appare sul display.

La firma digitale ha un funzionamento molto simile. Essa si basa, infatti, sull’associazione tra dati pubblici (che, attraverso appositi software, permettono di verificare l’identità del firmatario) e dati privati, che soltanto il titolare conosce. La combinazione tra le due chiavi, attribuite in maniera univoca all’utente, avviene attraverso un kit per la firma digitale.

Sul mercato esistono vari tipi di kit: alcuni utilizzano una chiavetta USB, altri una scheda (o smart card), che collegati tramite uno speciale lettore ad un software per la firma digitale, uniscono dati pubblici e dati privati e danno luogo ad una chiave crittografata che identifica il firmatario.

Il software appone, infine, la firma digitale sul documento in questione che, da questo momento, avrà piena validità ai sensi della Legge e potrà essere archiviato o spedito attraverso i sistemi di posta elettronica.

Ricordiamo che, mediante l’utilizzo congiunto della firma digitale e della posta elettronica certificata, la cosiddetta PEC, sarà possibile certificare anche l’invio e la ricezione del documento. Tale metodo, pertanto, viene adoperato per comunicazioni ufficiali tra aziende o tra queste ultime ed enti o amministrazioni pubbliche.

Firma digitale e Partita IVA: quando è obbligatorio utilizzare?

Che la società – e non solo quella italiana – stia andando verso un futuro digitalizzato è, ormai, evidente.

Si iscrive in quest’ottica l’utilizzo, sempre più frequente e, in taluni casi che vi illustreremo a breve, obbligatorio, della firma digitale. Il numero di operazioni effettuate tramite il web cresce, infatti, in maniera esponenziale: ciò significa che i documenti in forma cartacea risultano, in varie circostanze, obsoleti e poco funzionali. Tuttavia, data la grande rilevanza dei contenuti inviati e ricevuti, è necessario poter verificare che tutto avvenga correttamente.

La firma digitale si conferma, dunque, uno strumento efficace per rendere ufficiali e legalmente valide le comunicazioni ed operazioni eseguite per via informatica. Essa è, infatti, obbligatoria nei seguenti casi:

#1 Fatturazione elettronica

Come vi abbiamo già accennato all’inizio di questo articolo, una delle novità più grosse che il 2019 ha portato a livello fiscale è l’introduzione della fatturazione elettronica per un’ampia fetta di imprenditori e liberi professionisti.

La Legge di Bilancio per l’anno corrente sancisce, difatti, l’obbligatorietà della fatturazione elettronica per tutti coloro che si avvalgono del regime semplificato o ordinario. Restano, per il momento, escluse le Partite IVA forfettarie, sebbene in alcuni casi anche queste ultime debbano attrezzarsi per ricevere ed inviare e-fatture.

Nonostante il nuovo regime forfettario preveda requisiti meno stringenti per l’accesso, rimangono talune eccezioni – come quelle riguardanti la partecipazione ad associazioni e/o srl – da tenere in considerazione.

#2 Pubblica Amministrazione

Abbiamo già parlato, a proposito del tema firma digitale e Partita IVA, delle regole che hanno a che fare con le operazioni svolte verso amministrazioni ed enti pubblici. Una di queste riguarda l’utilizzo – obbligatorio per Legge – della firma digitale, della fatturazione elettronica e della posta elettronica certificata per comunicazioni e scambi effettuati tra azienda (o professionista) e settore pubblico. 

Pertanto, i titolari di Partita IVA che collaborano, anche solo occasionalmente, con uffici comunali o regionali, scuole, ospedali pubblici, etc. devono necessariamente munirsi dell’occorrente per firmare i documenti digitalmente.

Ricordiamo, inoltre, che l’adozione della firma digitale è obbligatoria anche per poter partecipare a concorsi o bandi pubblici, per inoltrare autocertificazioni, per la richiesta di finanziamenti e la stesura di atti pubblici.

#3 Bilanci e atti societari

La firma digitale deve essere obbligatoriamente apposta anche su bilanci, atti societari ed altri documenti ufficiali che riguardano società ed associazioni. Essa è, inoltre, necessaria per effettuare l’iscrizione al Registro delle Imprese, attraverso il modello Comunica (ovvero la comunicazione unica che dichiara l’inizio della vostra attività).

#4 Contabilità ed operazioni finanziarie

Per le Partite IVA che operano nell’ambito finanziario e/o contabile, la firma digitale è uno strumento essenziale.

Essa è, infatti, necessaria per completare l’iscrizione al Registro dei Revisori Contabili e per le comunicazioni tra operatori finanziari ed Agenzia delle Entrate. Ne consegue che i sostituti d’imposta dovrebbero esserne in possesso.

Firma digitale e Partita IVA: in quali casi è consigliata

Pur non avendo, ad oggi, una regolamentazione specifica, l’utilizzo della firma digitale resta, comunque, caldamente consigliato in vari casi. Le comunicazioni e gli scambi commerciali tra imprese, ad esempio, prevedono che i documenti vengano vidimati elettronicamente: contratti, ordini di acquisto, verbali di riunioni, ricorsi, etc..

Il suggerimento per le Partite IVA, pertanto, è quello di munirsi quanto prima di un kit per la firma digitale, che permette di effettuare numerose operazioni in maniera autonoma e “da remoto”, di archiviare documenti informatici (con una sensibile riduzione dei costi per la stampa!) e, dunque, di risparmiare parecchio tempo e denaro. Oltre ad accrescere i livelli di sicurezza per l’azienda (o il professionista), evitando possibili contenziosi in futuro.

Come ottenere la firma digitale?

Ottenere la propria firma digitale è, al giorno d’oggi, abbastanza semplice e non richiede spese eccessive.

La procedura per richiedere la firma digitale può essere eseguita anche online, tramite uno degli operatori autorizzati dall’ordinamento italiano. L’elenco dei certificatori – ovvero delle società che, in Italia, possono erogare tale servizio – può essere consultato sul sito ufficiale AGID e, precisamente, cliccando su questo indirizzo.

A seconda del certificatore che avete scelto, variano sia le tariffe per l’acquisto del kit per la firma digitale, sia per il rinnovo del servizio. Oggi, inoltre, esistono svariati sistemi per l’apposizione della firma: alcuni prevedono l’utilizzo di una chiavetta USB (detta token) o di una smart card, mentre altri si basano sull’utilizzo di un software.

I prezzi partono comunemente da 30-40 euro per la prima sottoscrizione e da 70-80 euro per il rinnovo.

Conclusioni

Per chi non ha una buona padronanza dei mezzi informatici, l’argomento firma digitale e Partita IVA può suscitare una certa apprensione. Tuttavia, al giorno d’oggi, l’utilizzo del kit è abbastanza semplice, a fronte di grandi vantaggi, come la possibilità di collaborare con il settore pubblico e partecipare a bandi, concorsi, etc..

Inoltre, la presenza sempre maggiore del digitale obbliga, di fatto, tutti coloro che svolgono attività professionali o imprenditoriali a confrontarsi con i nuovi mezzi di lavoro. Aggiornarsi, in tal senso, significa essere in grado di operare in maniera più efficiente e competitiva e, di conseguenza, emergere rispetto alla concorrenza!

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